Dopo l'avvento della pandemia di Covid-19 nel 2019-2020, il termine “smart working” è entrato a far parte del nostro dizionario quotidiano, ma in realtà lo smart working era già nato negli anni '70 ed era stato concretizzato in Italia con l'entrata in vigore della Legge n. 81/2017.
Nonostante ormai tutti conoscano questo termine inglese, di cosa stiamo parlando esattamente? Facciamo il punto su cosa si intende per “lavoro agile”, come è regolamentato, come funziona e quali sono i suoi vantaggi.
Che cosa si intende per “smart working” o “lavoro agile”?
Il lavoro agile, chiamato anche con lo pseudoanglicismo di smart working, è una forma di telelavoro, che l’ordinamento italiano definisce come:
«una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa.»
Lo smart working è quindi una modalità di lavoro che permette ai dipendenti di svolgere le proprie mansioni da luoghi al di fuori dell'ufficio tradizionale, spesso utilizzando la tecnologia per comunicare con i colleghi e gestire le attività lavorative.
Questa modalità può quindi includere anche la possibilità di lavorare da casa, da luoghi remoti o in spazi di coworking.
Le caratteristiche principali dello smart working includono:
● la flessibilità degli orari di lavoro,
● la possibilità di organizzare autonomamente il lavoro,
● l'uso di strumenti digitali, per comunicare e collaborare con il team.
Questo approccio può portare a una maggiore conciliazione tra vita professionale e personale (work life balance), nonché a una potenziale riduzione degli spostamenti e dei costi associati all'ufficio tradizionale.
Lo smart working è diventato particolarmente rilevante con l'avvento delle tecnologie digitali, in grado di consentire la comunicazione remota e il lavoro collaborativo, e ha guadagnato ulteriore interesse - come dicevamo - durante la pandemia di COVID-19, quando molte organizzazioni hanno adottato questa modalità, per consentire ai dipendenti di continuare a lavorare in sicurezza da casa.
Quando lo smart working è un diritto? Smart working e lavoratori fragili
Nel contesto attuale, lo smart working è considerato erroneamente un privilegio, ma non è così!
Quando la tipologia di lavoro lo consente, la possibilità di lavorare da remoto è considerabile un diritto in certi casi, come ad esempio per coloro che:
● hanno figli a carico minori di 14 anni;
● hanno figli disabili;
● sono considerati “lavoratori fragili”*.
*Il concetto di "lavoratori fragili" si riferisce a persone che si trovano in situazioni lavorative particolarmente vulnerabili o che possono essere più suscettibili a rischi e difficoltà sul posto di lavoro.
Questa categoria può includere diverse tipologie di lavoratori, tra cui:
● lavoratori con disabilità;
● lavoratori anziani;
● lavoratori migranti o stranieri;
● lavoratori con problemi di salute mentale;
● lavoratori con contratti precari.
In generale, i lavoratori fragili sono coloro che potrebbero necessitare di particolare attenzione e supporto da parte dei datori di lavoro e delle istituzioni, per garantire loro un ambiente lavorativo sicuro, equo e inclusivo.
Quanti giorni di smart working si possono fare?
Non esiste una regola precisa sulla quantità di giorni minimi di smart working. Lo smart working può essere applicato pienamente rispetto all’attività lavorativa oppure essere considerato uno strumento a copertura parziale o occasionale.
I giorni della settimana durante i quali si può lavorare in smart working sono infatti frutto dell'accordo tra dipendente e datore di lavoro e il lavoro da remoto può essere applicato un solo giorno o tutta la settimana lavorativa, ad esempio. Non esistono vincoli o indicazioni specifiche al riguardo.
Smart Working ibrido o totale?
La scelta tra smart working ibrido o totale dipende quindi dalle esigenze specifiche dell'azienda, dal tipo di attività svolte e dalle preferenze dei dipendenti.
Vediamo le caratteristiche di entrambi.
● Smart working ibrido
Questo approccio combina il lavoro da remoto con la presenza in ufficio. I dipendenti lavorano da casa per un certo numero di giorni alla settimana e trascorrono il resto del tempo in ufficio. Questo modello può essere vantaggioso per le aziende che desiderano mantenere una certa presenza fisica in ufficio, per favorire la collaborazione, lo scambio di idee e la cultura aziendale, ma che allo stesso tempo vogliono offrire flessibilità ai dipendenti, per ridurre gli spostamenti e migliorare il bilanciamento tra lavoro e vita personale, ma anche come scelta sostenibile.
● Smart working totale
In questo caso, i dipendenti lavorano esclusivamente da remoto e non hanno la necessità di recarsi in ufficio. Questo modello può essere adottato da aziende che desiderano mantenere questa modalità di lavoro a lungo termine, per ridurre anche i costi dell'ufficio e dei trasporti, migliorare la soddisfazione dei dipendenti e attrarre talenti anche da regioni o stati diversi, ampliando le possibilità di crescita.
Entrambi i modelli hanno vantaggi e svantaggi e la scelta dipende ovviamente dalle esigenze e dalle specifiche priorità dell'azienda.
Alcune aziende potrebbero anche optare per una combinazione dei due approcci, consentendo ai dipendenti di lavorare da remoto per la maggior parte del tempo, ma richiedendo la presenza in ufficio per incontri importanti o attività specifiche occasionali.
Smart working e welfare aziendale
Sempre nei limiti della fattibilità, lo smart working è anche considerato una forma di welfare aziendale, in quanto offrire la possibilità di lavorare in modo più “flessibile”, seppur nel rispetto degli orari imposti, può migliorare positivamente il benessere del lavoratore.
Lo smart working rientra quindi tra i benefit del welfare aziendale, che includono:
● flessibilità e benessere dei dipendenti
Lo smart working offre ai dipendenti la flessibilità di gestire il proprio tempo e lo spazio lavorativo in modo più autonomo. Questa flessibilità può contribuire al benessere dei dipendenti, consentendo loro di conciliare meglio il lavoro con gli impegni familiari e personali. Il welfare aziendale, d'altra parte, si occupa di promuovere il benessere complessivo dei dipendenti attraverso una serie di iniziative e benefit, come programmi di assistenza sanitaria, supporto per la salute mentale, politiche di equilibrio tra lavoro e vita personale, e altre forme di sostegno.
● Iniziative di welfare per i lavoratori remoti
Le aziende possono integrare dei programmi di welfare specifici per i lavoratori in smart working. Questi programmi possono includere accesso a servizi di telemedicina, sussidi per l'arredamento dell'home office, supporto per la gestione dello stress e del bilanciamento lavoro-vita personale, nonché l'accesso a corsi di formazione e sviluppo professionale online.
● Promozione dell'engagement e della produttività
Investire nel welfare aziendale, comprese le iniziative mirate ai lavoratori in smart working, può contribuire ad aumentare l'engagement e la soddisfazione dei dipendenti, riducendo i casi di disaffezione al lavoro. Dipendenti felici e soddisfatti tendono ad essere - come sappiamo - anche molto più produttivi e impegnati nel loro lavoro.
● Attrattività come datore di lavoro
Le aziende che offrono programmi di smart working ben strutturati e un'ampia gamma di iniziative di welfare possono essere percepite come datrici di lavoro più attraenti. Questo può contribuire a migliorare la reputazione aziendale e ad attrarre e trattenere talenti di alta qualità.
● Società green
Lo smart working è infine anche un modo concreto per ridurre le emissioni inquinanti date dai mezzi di trasporto e promuovere uno stile di vita più sano e sostenibile.
In sintesi, il welfare aziendale, supportando i dipendenti che lavorano in modalità smart working, può promuovere il loro benessere e la loro produttività e contribuendo a creare un ambiente di lavoro positivo e sostenibile.
Pro e contro dello smart working
Lo smart working offre quindi una serie di vantaggi e svantaggi, sia per i dipendenti che per le aziende.
Ecco alcuni pro e contro del lavoro da remoto.
I vantaggi dello smart working
● Flessibilità
I dipendenti possono gestire il proprio tempo in modo più flessibile, adattando le proprie ore di lavoro alle esigenze personali e familiari.
● Miglior bilanciamento tra lavoro e vita personale
Lo smart working consente ai dipendenti di evitare gli spostamenti pendolari e di trascorrere più tempo con la famiglia o dedicarsi ad attività personali.
● Aumento della produttività
Molte ricerche indicano che i dipendenti in smart working possono essere più produttivi, grazie all'assenza di distrazioni tipiche dell'ambiente ufficio e alla possibilità di lavorare in un ambiente più confortevole.
● Risparmio
Gli spostamenti giornalieri verso il luogo di lavoro comportano costi per i dipendenti in termini di trasporto e pasti fuori casa. Lo smart working può ridurre tali costi, ma anche le spese del datore di lavoro per la gestione dell’ufficio.
Gli svantaggi dello smart working
● Isolamento sociale
Lavorare da remoto può portare a un maggiore senso di isolamento, poiché i dipendenti non interagiscono fisicamente con colleghi e manager.
● Difficoltà comunicative e collaborative
La comunicazione e la collaborazione possono essere più complesse quando i dipendenti lavorano in remoto, specialmente per attività che richiedono una stretta interazione e brainstorming in tempo reale.
● Mancanza di confini tra lavoro e vita personale
Senza una separazione fisica tra l'ufficio e il luogo di vita, alcuni dipendenti potrebbero avere difficoltà a staccare completamente dal lavoro, portando a un eccessivo stress e a una diminuzione del benessere mentale.
● Difficoltà di supervisione
Alcuni manager possono avere difficoltà a monitorare le attività dei dipendenti in smart working, portando a preoccupazioni riguardo alla produttività e al completamento dei compiti.
Lo smart working in sintesi può avere molti pro, ma anche alcuni contro, ma la realtà dei fatti è che:
● non tutti sono adatti per lo smart working
Non tutti i dipendenti infatti - in base alla propria indole personale - sono in grado di mantenere il giusto livello di concentrazione, a prescindere dal luogo di lavoro, e di scindere vita privata e lavorativa, anche quando lavorano da casa. Inoltre, anche l’esperienza è fondamentale; una figura Junior è ovviamente meno adatta al lavoro da remoto.
● Non tutti i lavori consentono di lavorare da remoto e in alcuni casi può risultare più complesso che in altri.
● La fiducia è fondamentale!
In sintesi, lo smart working offre una serie di vantaggi legati alla flessibilità e alla produttività, ma presenta anche sfide legate alla comunicazione, alla collaborazione e al mantenimento del benessere dei dipendenti.
La sua efficacia dipende dall'adeguata gestione dei rischi e dalla creazione di una cultura aziendale che promuova il bilanciamento tra lavoro e vita personale.