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Intime narrazioni. Ultima fase per la creazione di un piano di welfare: COMUNICAZIONE

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Ultima puntata: Laura Tolosi - Communication Manager di Eudaimon ci conduce alla scoperta degli elementi fondamentali per formare ed informare i dipendenti della presenza di un piano di welfare volto a rispondere alle loro esigenze.

Portare il lavoratore a fare il primo accesso vuol dire instaurare con lui un rapporto già prima che il portale welfare sia live: un programma di welfare aziendale non è un mondo isolato, ma deve integrarsi con la realtà quotidiana dei lavoratori.

A seconda del tipo di azienda e dell’organizzazione del lavoro, è importante coinvolgere le persone già nelle settimane precedenti, avvisandoli via e-mail o attraverso comunicazioni in bacheca/intranet. Deve essere presentata la novità con cautela ed attenzione, dando tutte le informazioni necessarie, mettendo anche a disposizione video tutorial creati apposta per accrescere la conoscenza dei lavoratori in primis alle tematiche welfare e, di conseguenza, ai vantaggi e ai servizi a loro riservati.

Cosa c’è di più rassicurante e completo di un affiancamento passo-passo che ti porta a conoscere tutte le funzionalità del portale e le modalità di inserimento delle richieste?

Anche la giusta costruzione della pagina di accesso aiuta questa esperienza, supportando i più smemorati al recupero veloce delle credenziali di accesso e indicando anche il numero verde del supporto tecnico in caso in cui vengano riscontrati problemi.

Sappiamo bene che il primo impatto è determinante per le esperienze successive, infatti l’accompagnamento guidato dell’utente durante il primo accesso alle principali funzionalità del nuovo piano di welfare è un elemento fondamentale. Ogni lavoratore avrà la possibilità di esprimere i suoi interessi, in modo che vengano suggeriti in maniera rapida e veloce tutti i servizi più vicini alle sue esigenze.

Ogni giorno viviamo esperienze che richiedono una nostra interazione e plasmano i servizi a cui accediamo sulla base delle nostre caratteristiche personali e delle nostre scelte, soprattutto nella dimensione digitale: gli e-commerce e i social ci propongono servizi e post più affini a ciò che cerchiamo, visualizziamo e postiamo, al supermercato le offerte spesso sono legate alla nostra tessera punti e via di seguito.

Sarebbe quindi poco reale continuare a proporre agli utenti i servizi in maniera indistinta, senza tener conto dei loro interessi ed esigenze: i bisogni di una lavoratrice di 35 anni con 2 figli sono diversi da quelli di un collega che a 58 anni è già nonno, e sono probabilmente molto diversi anche da una collega con diverse caratteristiche sociodemografiche. Ci siamo impegnati quindi a sviluppare un portale capace di suggerire agli utilizzatori i servizi più vicini alle esigenze welfare e agli interessi dei singoli lavoratori, per un’esperienza di utilizzo immediata e soddisfacente.

Tutti i servizi attivi sono comunque visibili e richiedibili per un duplice motivo: in primis perché nulla è scritto nella pietra e anche le esigenze e gli interessi possono cambiare anche nel giro di poche ore. Inoltre, è importante che sia sempre disponibile una panoramica completa delle opportunità presenti a portale, per garantire trasparenza e consapevolezza in ogni fase del programma welfare attivato.

Come i genitori di bambini piccoli sanno bene… il silenzio porta solo guai!

Ironia a parte, attivare un programma di welfare aziendale e poi non costruire un legame con il lavoratore anche nelle fasi successive al momento in cui è live il portale, vuol dire perdere un’occasione importante per il rapporto tra l’azienda e il lavoratore stesso. Per questo motivo ogni cambio significativo di status delle richieste inserite a portale genera una notifica al lavoratore, il quale con pochi clic può avere la fotografia in tempo reale delle sue attività di welfare.

Siamo consapevoli, inoltre, che difficilmente gli utenti hanno l’abitudine di accedere al portale per vedere se ci sono novità nei servizi offerti: perciò pubblichiamo periodicamente delle notizie con questi aggiornamenti, così da tenere sempre attivo il rapporto con il lavoratore. Abbiamo dedicato una sezione del portale a queste news, per ospitare approfondimenti e offrire nuovi punti di vista agli utenti: a volte non sappiamo di avere un bisogno welfare fino a che non ci immedesimiamo nei panni di un altro, ed è bello sapere che può essere facilmente soddisfatto grazie ai servizi offerti.

Quando si attivano servizi di welfare aziendale, ci si immagina che questi vengano ben accolti e utilizzati dai lavoratori. Per i più svariati motivi può invece capitare che i lavoratori non solo non utilizzino i servizi a disposizione, ma neppure ne abbiano consapevolezza.

Il Welfare Coach diventa quindi un elemento chiave per permettere la più ampia conoscenza e consapevolezza sui servizi a disposizione: si tratta di un esperto dei servizi welfare attivi in azienda.

Il lavoratore può telefonare ad un numero verde dedicato o chiedere di essere ricontattato nell’orario più adeguato e, in piena privacy e serenità, può farsi supportare dal Coach per fare il punto sulle proprie esigenze welfare e su come possano essere soddisfatte sul luogo di lavoro.

A volte, grazie al Coach, si scoprono bisogni latenti che possono essere soddisfatti facilmente, rendendo più sereno l’equilibrio tra gli impegni lavorativi e le proprie esigenze personali.

Quando si attiva un programma di welfare aziendale oppure si promuove un nuovo servizio, è fondamentale comunicarlo adeguatamente ai lavoratori: senza comunicazione difficilmente ne conosceranno l’esistenza e, di conseguenza, lo utilizzeranno.

Le attività di comunicazione sono quindi un punto delicato da affrontare con attenzione, ed è un ottimo momento di incontro e di condivisione con le aziende circa le strategie e le attività messe in atto per questo scopo: ogni azienda ha tanti ecosistemi al suo interno e mi piace pensare che il work-life balance delle persone migliori anche grazie al nostro lavoro.