Seconda puntata: Michele Razzano - Project & Service Manager di Eudaimon ci racconta quali sono i passaggi fondamentali per lo sviluppo concreto del piano di welfare in base a quanto è emerso dall'analisi della consulenza al livello precedente.
1. QUAL È IL RUOLO DEL PROJECT & SERVICE MANAGER?
Questa figura è il principale interlocutore dei referenti aziendali, dall’implementazione iniziale fino al coordinamento nel tempo del piano di welfare aziendale.
La sua funzione è quella di guidare il programma di welfare aziendale in accordo con gli obiettivi che l’azienda ha definito. Il suo apporto, da un lato, potrebbe limitarsi all’essere un punto di riferimento per la risoluzione di eventuali momenti di criticità che possono emergere durante l’erogazione del piano, dall’altro, in particolare in contesti più complessi e articolati, risulta essere la figura chiave nella definizione e implementazione delle iniziative di Welfare che l’azienda ha deciso di mettere a disposizione delle proprie persone, monitorandone, quindi, l’andamento e consigliando le soluzioni più opportune sia in riferimento al contesto aziendale sia in riferimento alle modifiche che possono occorrere al contesto nazionale e territoriale.
2. COME HA INIZIO UN PIANO DI WELFARE?
Un buon piano di welfare non può prescindere da una buona fase di consulenza. L’aver analizzato la popolazione aziendale per comprendere le migliori risposte ai bisogni della popolazione si concretizza attraverso la fase di progettazione, attività in capo al Project Manager. Il compito è di entrare nel vivo dell’azienda e della sua cultura, in modo da creare un piano di welfare coerente con i bisogni delle persone.
Quali sono le fasi iniziali?
- Conoscenza e coinvolgimento degli stakeholder che partecipano allo sviluppo del progetto.
- Presentazione all’azienda del macro piano studiato per la messa in onda del progetto specifico, basato sulle analisi avvenute precedentemente.
- Coinvolgimento attivo di tutte le aree aziendali che collaboreranno allo sviluppo del piano e scambio di informazioni interessanti.
- Nascita di un team di lavoro composto da persone di Eudaimon e dell’azienda cliente.
3. COME AVVIENE LA MESSA IN ONDA DEL PIANO DI WELFARE?
Lo sviluppo di un piano di welfare è un lavoro attento e ragionato e condiviso con l’azienda cliente.
Le fasi che si susseguono in questo momento si riassumono in:
- Creazione di un piano di dettaglio del progetto, dove vengono smarcati e condivisi i punti di interesse con il cliente, tra cui ad esempio le modalità di scambio dei dati in sicurezza, l’organizzazione dei servizi sul portale.
- Presentazione di un piano di comunicazione volto a far conoscere in maniera approfondita i servizi a disposizione ai dipendenti, coloro che ne saranno i diretti utilizzatori. Questa fase rappresenta un momento fondamentale per la buona riuscita del piano di welfare.
- Fase di test della struttura del nuovo piano.
- Realizzazione di una dashboard per la valutazione dell’andamento delle richieste degli utenti.
Il cliente è quindi coinvolto in tutte le fasi della creazione del piano di welfare aziendale, è fondamentale infatti che il piano rispetti la sua brand identity, proprio perché è l’impresa stessa l’erogatrice del piano agli occhi del dipendente.
La gestione del piano di welfare avviene in full-outsourcing. Questa formula può intendere cose molto diverse, benché possa sembrare assolutamente univoca.
Da un lato possiamo intenderla come piena delega. Alcune aziende, una volta definito il perimetro del loro progetto di welfare, optano per una delega tout court della fase di gestione di questo; sicuramente grazie alla fiducia che ripongono in noi ma anche per insufficienza di energie interne per gestire queste attività.
Dall’altro lato la modalità di delega spesso viene intesa dalle aziende come modulare; ovvero una delega delle attività e della gestione operativa a basso valore aggiunto ma il desiderio di mantenere attivo un canale di dialogo e confronto utile per mantenere “vitale” il proprio programma di Welfare.
In definitiva, adattiamo la nostra presenza e il coinvolgimento dell’azienda nel processo implementativo e decisionale sulla base del suo desiderio di farne parte.
4. QUAL È LA GESTIONE DEI SERVIZI DI CONCILIAZIONE VITA-LAVORO PER I DIPENDENTI E IL SUPPORTO IN CASO DI CRITICITÀ?
Il dipendente ha l’opportunità di delegare un’attività spesso noiosa e stressante a un operatore esperto che è in grado di assolvere al compito con rapidità ed efficacia. Tra le richieste che i servizi di desk e concierge aziendale gestiscono, ci sono: il pagamento di un bollettino, il ritiro di documenti, il disbrigo di una piccola commissione, passando per i servizi di lavanderia e calzoleria, etc.
Un bisogno che ci sta sempre più a cuore è indubbiamente quello del tempo. Ci pare di non averne mai a sufficienza e spesso troviamo particolarmente fastidioso che parte di questo bene prezioso ci sia portato via per incombenze come quelle sopra citate. Questo, a mio avviso, è uno dei principali motivi per il quale le iniziative di conciergerie aziendale sono particolarmente apprezzate.
Per quanto riguarda la risoluzione di eventuali criticità, il customer care Eudaimon funziona non solo come un supporto di natura tecnica ma è essenzialmente anche informativo. Le persone che lavorano in questa funzione conoscono pienamente il piano di Welfare che l’azienda ha deciso di mettere a disposizione delle proprie persone, pertanto possono orientare e consigliare gli utenti in ordine alle soluzioni disponibili che meglio rispondono ai loro bisogni. Il customer care, oltre a risiedere in Italia, opera a stretto contatto con le figure di Service Manager. L’allineamento tra queste due funzioni, non solo in ordine a processi di escalation, è essenziale per poter fornire i corretti messaggi e riscontri agli utenti.
5. CHE COSA VUOL DIRE FARE IL SERVICE MANAGER PER TE?
Sono in definitiva la prima interfaccia continuativa con l’azienda cliente e lavoro a stretto contatto con le diverse aree aziendali. Entrare nei meccanismi di un’altra azienda, comprenderne a fondo la cultura e lavorare nello stesso team con persone nuove non è sempre semplice ma, per la buona riuscita del piano, è fondamentale. È necessaria quindi la creazione di un forte legame di fiducia nei confronti di ogni persona che presta il proprio lavoro e le proprie idee all’implementazione di un progetto importante. Non devono mancare empatia, organizzazione e capacità di collaborazione su tutte le attività previste per lo sviluppo del piano.
L’obiettivo è far coesistere le necessità di tutti: Eudaimon, l’azienda cliente e i dipendenti-utenti.